Udržujte svoje dokumenty a informace jenoduše dohledatelné a aktuální

Dokumentů přicházejících nebo vznikajících ve firmě extrémně přibývá. Bez DMS (Document Management System) je na každém kolegovi, do které složky ho uloží. Jak ho však budete hledat vy? Ve adresáři  po zákaznících nebo snad po zakázkách - nebo je to ještě nabídka? Nebude lepší zavolat, ať vám ho pošle?  Vyhledáte-li v M-Files dokument ve složce zákazníka, zakázky nebo ho vyhledáte podle obsaženého textu, vždy budete pracovat se jedním dokumentem. V aktuální verzi, s historií změn a akcí. Například kniha došlé pošty je tak vlastně pouhý filtr na dokumenty, které byly doručeny poštou k určitému datu.

 

Omezte riziko potíží při auditech a certifikacích

Základem úspěšného auditu nebo certifikace je poskytnutí relevantních dokumentů a informací. S M-Files poskytnete auditorům všechny tyto informace okamžitě - včetně historie vývoje dokumentu.

 

Automatizujte proces udržování kvality práce

Při prvotním nastavování M-Files je nutné promyslet jaké typy dokumentů obíhají firmou, zda vyvolávají nějaké akce a koho se týkají. Tím nastavíte důležité procesy ve firmě a výrazně zvýšíte jejich přehlednost pro všechny pracovníky. Nástroje
M-Files pak automaticky zajistí jejich dodržování. 

 

Automatizujte svoje workflow

Na dokument je často navázán nejaký proces. Přijatá faktura prochází před uhrazením schvalovacím procesem. Nabídka nebo smlouva může být doplňována dalšími členy týmu. Pro všechny tyto procesy je velice užitečné vytvořit v M-Files workflow, kdy dokument prochází přesně definovanou posloupností stavů. Kdykoli máte k dispozici přehled v jakém stavu se dokument nachází, kdo ho má "na stole"
i jakými stavy již prošel.

 

Mějte přehled o důležitých úkolech

Potřebujete zadat kolegovi nějaký úkol? Nebo zpřipomínkovat návrh smlouvy?
V M-Files je k dispozici samostatná agenda úkolů. Dílčí úkoly se mohou týkat konkrétních dokumentů nebo moho být zcela samostatné. Můžete vytvořit  vlastní typ úkolů se samostatným workflow. V něm pak můžete nastavit pravidla pro jeho plnění a nechat se informovat o změnách emailem.

 

Mějte přehled o svých dodavatelích

Pokud máte rozsáhlou síť dodavatelů, můžete mít dokonalý přehled o veškerých transakcích spojených s jejich dodávkami. Dodací listy, faktury, reklamační proto-koly nebo přepravní listy - všechny dokumenty budete mít okamžitě k dispozici.